Rozeslali jste 80 oznámení. Měsíc před svatbou máte 34 odpovědí, catering chce finální počet a vy večer co večer obvoláváte tety. Přesně takhle vypadá RSVP bez systému. Přitom stačí tři věci: jasná uzávěrka, dobrý formulář a plán pro nerozhodnuté.
Kdy potvrzování spustit
RSVP otevřete ve chvíli, kdy rozesíláte oznámení, tedy 3 až 4 měsíce před svatbou. Většina hostů odpoví buď hned po přečtení, nebo až po připomínce. Okno mezi tím je mrtvé, takže nemá smysl otevírat formulář dřív a ptát se lidí, kteří ještě neví, jak jim vyjde dovolená.
Uzávěrka: čtyři až šest týdnů před svatbou
Catering obvykle potřebuje finální počet porcí 10 až 14 dní před akcí. K tomu si přičtěte čas na zasedací pořádek, jmenovky a urgování opozdilců. Vychází to na uzávěrku 4 až 6 týdnů před svatbou. Uveďte ji všude: na oznámení, na webu i v každé připomínce. Formulace „potvrďte prosím do 30. dubna" funguje mnohem lépe než „dejte nám vědět co nejdříve".
Proč si na uzávěrce tolik zakládat? Catering účtuje za porce a prázdná židle stojí stejně jako plná. Při běžné ceně 800 až 1 500 Kč na hosta je každý špatný odhad znát. Přesné RSVP není puntičkářství, je to nejjednodušší způsob, jak na svatbě ušetřit tisíce.
Formulář, který hosté vyplní za minutu
Čím kratší formulář, tím víc odpovědí. Povinná pole omezte na minimum:
- Jméno a účast. Ano, nebo ne. Hostům, kteří nedorazí, poděkujte za odpověď stejně vřele. I ne je odpověď, se kterou se dá plánovat.
- Počet dospělých a počet dětí. Kuchyně počítá dětské porce zvlášť a vy potřebujete vědět, jestli chystat dětský koutek.
- Alergie a omezení. Volné textové pole stačí. Bezlepkovou tetu i kamaráda vegana vyřešíte jednou větou pro catering.
- Volitelně: píseň na parket. Nic nerozproudí zábavu líp než playlist, který si hosté sami přáli.
Ptát se můžete i na ubytování nebo společný svoz, ale každé pole navíc pár hostů odradí. Co nepotřebujete k plánování, do formuláře nedávejte.
A vyjasněte doprovody předem. Na pozvánce jmenujte přesně ty, koho zvete, ať se u formuláře nikdo nemusí ptát, jestli může vzít nového partnera nebo děti. Ušetříte si nejnepříjemnější svatební konverzaci.
Co s těmi, kdo neodpovídají
- Týden před uzávěrkou pošlete jednu hromadnou připomínku. Mile a krátce: „Blíží se uzávěrka, potvrďte prosím do neděle."
- Po uzávěrce napište osobní zprávu jen těm, kdo chybí. Obvykle jde o 5 až 10 lidí, ne o celý seznam.
- Kdo neodpoví ani na osobní zprávu, počítá se jako ne. S klidným svědomím, svou šanci dostal třikrát.
Pro jistotu si nechte rezervu dvou až tří míst. Vždycky se najde partner, o kterém jste nevěděli, nebo teta, která si to na poslední chvíli rozmyslí. Rezervu oceníte i u zasedacího pořádku, prázdné místo se schová snáz než židle navíc.
Přehled odpovědí na jednom místě
Papírové návratky se ztrácejí a odpovědi přes zprávy končí rozstřelené mezi třemi aplikacemi a dvěma telefony. RSVP formulář na svatebním webu sbírá odpovědi do jednoho přehledu: vidíte průběžné součty dospělých i dětí a všechny alergie pohromadě pro catering. Formulář s přehledem je součástí každého balíčku, i toho základního za 4 900 Kč, srovnání najdete v ceníku.